Samtale – hvor svært kan det være?

Umiddelbart lyder det, at samtale, ikke som noget, der skulle være svært. Vi gør det jo hele tiden. Og alligevel har alle misforståelser og konflikter, rod i en samtale, der enten ikke blev taget, var utydelig eller løb af sporet. Det har have store konsekvenser for vores forretning og liv. Du får her et indblik i, hvorfor samtale nogen gange er så svært, og hvad kan du gøre for at forbedre samtalekulturen.

Vi er ganske enkelt ikke er gode nok til at tale sammen. Det er der nogle helt enkle forklaringer på, som tager udgangspunkt i måden vores sind er sammensat.

Hjernens vigtigste funktion er at sikre vores overlevelse. For at gøre det skal den:

1. Generere signaler om behov: Prioriteret: Fysiske behov, sikkerhed, sociale, agtelse, selvrealisering. (Maslow’s behovspyramide)
2. Danne et kort over, hvor og hvordan vi kan få mødt disse behov
3. Mobiliserer energi til at skaffe det
4. Advare os om farer på vejen derhen
5. Tilpasse vores handlinger til forandringer undervejs
6. Lære af vores erfaringer, så vi kan sikre vores fremtidige overlevelse ved brug af mindst mulig energi.

Da vi er sociale væsner, kræver alle disse aktiviteter tæt koordination og samarbejde med andre mennesker. Det vil sige at vores grænser og selvdefinition hele tiden er i forhandling med vores omgivelser. Kort sammenfattet kan man sige, at ens villighed til at sætte noget på spil (mobilisere energi) i en samtale er en vurdering af risiko/tryghed vs. hvor stort behovet er. Nedenstående figur illustrerer dette forhold samt, hvad der karakteriserer miljøet.

Vores samtalemønster formes fra barns ben

Vi lærer om samarbejde og kommunikation hele livet. Denne erfaring danner basis for, hvordan vi går ind i samtaler. Særligt i de unge år er vi let påvirkelige, dels fordi hjernen udvikler sig hurtigt og dels fordi, der er tættere forbindelse mellem vores umiddelbare overlevelse, og hvordan vi snakker med vores omsorgspersoner.

Det er i princippet det samme på en arbejdsplads. Vi gør, hvad vi har lært for at sikre vores grundlæggende behov, og vi tilpasser os til de mennesker, vi er sammen med, så det er trygt og forudsigeligt. Hvis der ikke er nogen ekstrem vigtig grund til at tage en konfrontation, og du samtidig har lært, at det er risikofyldt at begynde en, så lader du ganske enkelt være. Hvis du har lært, at du kun får det du skal bruge, hvis du råber op og larmer, ja, så er det nok også sådan du gør på en arbejdsplads.

I mange grupper og arbejdspladser, kan det være nemmere at blive i gamle trygge vaner og kendte kommunikationsmønstre også selvom de er dysfunktionelle. Især, hvis dysfunktionen ikke har nogen umiddelbar kortsigtede konsekvens for de basale behov. Der kommer stadig mad på bordet.

Det er derfor, at det er så vigtigt i forandringer at skabe en tydelig og nærværende fornemmelse af behovet - også kaldet at skabe bevidsthed om den brændende platform. Når vi mærker ilden under fødderne, bliver risikoen ved at tage de svære snakke og herefter sætte handling bag, mindre end konsekvensen ved at lade være.

En god samtalekultur er godt for forretningen

Samtaler gavner forretningen, ikke bare fordi det er godt for medarbejdernes trivsel. Den gode samtaler giver effektiv udvikling og problemløsning. Samtalen bibringer en gnidningsløs og uhindret udveksling af uenighed, meninger og erfaringer, som omsættes til høj produktivitet.

En samtale er god når fakta, følelser og rationale går op i en højere enhed. Og når det er tydeligt, hvem der mener hvad, hvornår og i hvilken grad.

Det forudsætter 2 helt basale elementer:

1. Der er noget på spil
Det der tales om, er vigtigt i forhold til den enkeltes behov og ønsker.

2. Samtalerne foregår trygt og ansvarligt
Det vil sige at de:

1. tager udgangspunkt i noget konkret
2. er fri for beskyldninger
3. er udtrykt i dig og du – i modsætning til vi og os
4. foregår i her og nu – ikke handler om ting vi alligevel ikke kan ændre
5. undgår forklaringer og undskyldninger
6. indeholder budskaber frem for spørgsmål
7. gerne må indeholde eventuelle emotionelle reaktioner

Hvis man vil ændre samtalekulturen, er det derfor vigtigt at læringen tager udgangspunkt i ovenstående elementer. Det er ikke nok at sende folk væk på et kommunikationskursus som fx konfikthåndtering, appreciative inquiry eller girafsprog, fordi det ikke adresser punkt 1. at samtalen handler om noget vigtigt i den gruppe man er i. Man lærer måske teknikken, men oplever ikke tryghed ved at snakke om noget, der er svært. Det er vigtigt hvis vi skal overbevise hjernen om at det er værd at gentage.

Lær at samtale, mens I taler sammen

Den bedste måde at lære et nyt samtalemønster på er ganske enkelt at lade de mennesker, der arbejder sammen snakke sammen. Og så vise dem hvad de gør, mens de gør det i trygge rammer.

Når de opdager hvad de gør og hvilken effekt det har på dem selv og deres omgivelser (de står i den brændende platform), så opstår behov og motivation til at ændre samtalemønsteret.

Det kaldes oplevelsesbaseret læring.

Konkret kunne et læringsforløb for en gruppe mennesker se således ud:

• Gruppen introduceres til principper for en god samtale og der etableres et trygt rum for samtale.
• Herefter snakker de om konkrette problemstillinger fx deres samarbejde
• undervejs reflekter de over, hvordan kommunikationen foregår
• de tilpasser kommunikationen til principperne og afprøver dem
• reflekter over effekten

Gruppen opdager hvordan en god samtale løser problemer og skaber forandring. De opdager deres eget ansvar og andel i den dysfunktionelle samtale. Dermed er de ikke længere offer for omstændigheder. Derfra opstår nye handlemuligheder. De tager kontrol og magt over deres egen situation og bruger i stedet energien på det de kan forandre og virksomhedens mål.

Læs mere om teamudvikling

Andre indlæg